SMART WORKING

SMART WORKING (QUASI) TUTTO CIÒ CHE DOVRESTI SAPERE

Premetto che l’articolo sarà piuttosto lungo, perché gli aspetti da affrontare sono molti. Non potrò approfondirli tutti, ma iniziamo a vedere quali sono.

SMART – REMOTE – HOME WORKING

La prima premessa indispensabile è capirsi sul significato dei termini, perché influiscono sia sulle modalità di lavoro che sugli aspetti legislativi.

  • Smart Working. È la forma più flessibile: non prevede un luogo fisico preciso dove effettuare il lavoro, il lavoro viene misurato per obiettivi e non in ore, prevede alcuni giorni di presenza in sede aziendale, la contrattazione è individuale

  • Remote working. Il classico lavoro svolto da remoto: non prevede la necessità di presenza in sede, tendenzialmente replica le modalità lavorative ed i processi tradizionali, è soggetto alle stesse norme della contrattazione collettiva

  • Home working. Praticamente quello svolto dal 90% delle persone in periodo pandemico: svolto con criteri “provvisori” emergenziali (e quindi non è stato normato), con strumenti e postazioni improvvisate, senza una precisa organizzazione del lavoro, spesso con orari eccedenti la norma e con meeting fuori controllo.

In realtà home e remote working potrebbero essere sinonimi, ma ho voluto porre l’accento soprattutto sugli aspetti organizzativi improntati sovente da improvvisazione.

SMART WORKING (quello “finto”) – GLI ERRORI COMMESSI

In emergenza ci si adatta con ciò che abbiamo a disposizione, ma sebbene l’emergenza sanitaria non sia finita, quella organizzativa lo deve essere.

lo smart working non è ciò che abbiamo fatto in questi mesi

Lasciamo perdere il discorso relativo a postazioni e strumenti, lo affronto più avanti; sorvoliamo anche su nonni, bambini e cani che si affacciavano alla webcam durante il meeting aziendale.

Vediamo allora quali sono stati gli aspetti che hanno fatto soffrire le persone:

  • La gestione del tempo. È un aspetto mentale quanto materiale; da un lato abbiamo persone che non sono state accompagnate per gestire contemporaneamente casa e lavoro, dall’altro hanno ricevuto continue interruzioni per richieste di meeting

  • Il controllo. Troppi manager non hanno saputo gestire i collaboratori, avvezzi com’erano ad averli sempre davanti agli occhi, e quindi hanno praticato un eccesso di controllo della loro presenza “davanti al monitor”

  • Zoom fatigue. Tanti, troppi meeting video, a qualsiasi ora e per qualsiasi motivo, spesso inutili e che potevano essere sostituiti da una breve telefonata o da una mail.

  • I processi. Spesso non si è intervenuti sui processi aziendali, già prima poco digitali, e quindi molti documenti e materiali non erano a disposizione.

SMART WORKING – COME INIZIARE

Adesso dobbiamo evitare l’ulteriore errore di voler “aggiustare il tiro” ed intervenire modificando quanto fatto in questi mesi; meglio ripartire da zero, come se fosse da oggi che vogliamo introdurre lo smart working.

  1. Primo step. Capire se può essere una modalità di lavoro funzionale per la nostra azienda

  2. Secondo. Identificare quante e quali persone ne possono essere impattate. Questa modalità non si impone ma si concorda con le persone, non solo dal punto di vista contrattuale; ricordiamo che richiede flessibilità e frequenti spostamenti (non è lavoro remoto, lo ripeto)

  3. Analisi dei processi e digitalizzazione. Anche se svolti su supporti digitali, molti processi nelle aziende sono creati ancora con mentalità analogica, creando una commistione che li rallenta e rende più complicato. Perché il lavoro fuori dall’ufficio sia efficace, servono processi snelli ed interamente pensati in ottica digitale; alcuni andranno solo modificati, altri eliminati e ricreati totalmente.

A questo punto siamo pronti per vedere quali strumenti servano.

SMART WORKING – GLI STRUMENTI

E cosa serve? Un computer, una connessione e via, siamo pronti! Questo rientra negli errori commessi in questi mesi passati.

Il lavoratore smart deve essere in grado di poter lavorare ovunque, tenendo conto della sicurezza sua e dei dati aziendali.

  • Hardware. Un notebook è indispensabile; ricordiamoci che non è lavoro totalmente da casa, ma svolto anche in ufficio o in altre condizioni (es.: coworking). Anche lo smartphone deve essere fornito dall’azienda, per i motivi di sicurezza di cui parlo più avanti.

  • Postazione. Se svolto per molto tempo da casa, serve avere una postazione dedicata, che curi ergonomia, luci e comfort, e che consenta di creare uno spazio che sia solo lavorativo.

  • Connessioni. Si devono prevedere la connessione fissa e quella mobile a internet, a carico dell’azienda. Sento parlare spesso di rimborso spese: no! Devono essere fornite dall’azienda per due motivi: 1) un contratto business assicura una migliore e più veloce assistenza 2) devono avere criteri di totale sicurezza dei collegamenti e quindi dei dati, non è pensabile lavorare con una connessione condivisa magari in Wi-Fi con figli ed altre persone della famiglia che ne fanno un uso personale.

  • Sicurezza. Hardware (incluso lo smartphone) e connessioni devono essere protette da intrusioni e malware, consentire la possibilità di essere gestite da remoto, e soprattutto i collegamenti tra lavoratori ed azienda devono essere su rete protetta (tramite VPN o SD-WAN)

  • Cloud. È poco sicuro e funzionale continuare ad avere i server gestiti internamente all’azienda; il cloud consente maggiore flessibilità, sicurezza dei dati ed economicità. Anche un centralino in cloud può essere più pratico per la gestione delle chiamate sia interne che esterne all’azienda.

  • Formazione. Ma è uno “strumento”? Certo, tutti gli attori coinvolti devono essere formati alla diversa gestione del lavoro; dopo aver messo in campo tutto quanto sopra esposto, non è pensabile lasciare la pratica quotidiana all’improvvisazione o all’auto-apprendimento.

SMART WORKING – LAVORARE SMART

Come ho detto, lavorare smart è anzi tutto una attitudine, ed una modalità che si deve condividere  senza imposizioni. 

Ripeto, non è lavoro remoto da casa, o meglio non solo. Ma soprattutto non è lavorare per un numero predeterminato di ore; il lavoro smart si basa principalmente sul raggiungimento degli obiettivi. E questa è la maggior difficoltà per aziende e lavoratori, che hanno storicamente misurato il rapporto attraverso le ore lavoro svolte in presenza.

Gli obiettivi devono essere concordati, ma soprattutto misurabili (in termini di risultati) e raggiungibili; nella loro misurazione rientra anche il parametro tempo, non più come ore quotidiane ma inteso come termine entro il quale il lavoro deve essere terminato.

Il tempo è un requisito essenziale, non solo per la valutazione del risultato, ma perché il nostro lavoro è parte di un processo più ampio che coinvolge altre persone ed altri reparti, e diventa un tassello fondamentale per il successo di tutta l’azienda.

Anche per questo la formazione è importante, perché la gestione del tempo è uno degli aspetti più complessi; in questo rientra anche cambiare gli atteggiamenti manageriali, che devono concedere fiducia al lavoratore, evitare i controlli assillanti, e soprattutto evitare di interrompere con continui meeting online totalmente improduttivi.

Gli incontri con dirigenti e colleghi, nel lavoro smart, vengono stabiliti  durante  giornate di presenza in ufficio con un doppio risultato; essere più brevi ed efficaci, e favorire il contatto umano e lo scambio di idee con i colleghi. 

Quindi sì, il lavoro smart si svolge parte in remoto e parte in presenza; come stabilire il giusto equilibrio è compito di chi abbia fatto l’analisi dell’azienda e che la guiderà nell’intero processo di attivazione e monitoraggio.

SMART WORKING – LE RELAZIONI

La fine del capitolo precedente introduce il tema dei contatti umani, e quindi delle relazioni. Gestire le relazioni a distanza e in maniera digitale può essere complesso, e generare quello che è stato definito l’effetto caverna, ovvero l’isolamento.

Sono invece fondamentali, anche per mantenere un buon livello di creatività, l’interazione e lo scambio di idee e di sensazioni. Il caffè davanti al monitor non è come prenderlo in presenza. Non è solo una questione di socialità, ma il lavoratore smart non deve considerarsi né un privilegiato né un reietto, bensì deve sentirsi sempre parte importante del tutto.

Conosco, e faccio parte di, team che lavorano benissimo e con ottimi risultati in posti distanti tra loro, ma i momenti di incontro fisico sono sempre fondamentali; sia per cementare la relazione personale, quanto perché spesso è nei momenti più rilassati di scambio informale che nascono le migliori idee per il business.

Anche le relazioni tra manager e collaboratori cambiano, aumenta (o meglio deve aumentare) la fiducia reciproca; da una parte il lavoratore deve essere e sentirsi autonomo (ma responsabilizzato), dall’altra il manager non deve essere un controllore ma un leader in grado di supportare e guidare contemporaneamente i lavoratori remoti e quelli in presenza. Non scordiamo che il lavoro smart riguarda una quota, e non la totalità dei lavoratori dell’azienda.

Il processo di smart working non può essere semplicemente avviato, e poi abbandonato a se stesso, ma serve seguirne i processi e le persone attraverso un percorso di tutoraggio; una volta consolidato ed eventualmente rettificato potrà proseguire “da solo”. 

SMART WORKING – QUALE FUTURO?

Quindi quale futuro per lo smart working? Vedremo ancora collaboratori  fuggire dalle città per andare a lavorare da borghi collinari e cittadine in riva al mare? Sì e no.

Nel senso che probabilmente chi potrà fare lavoro remoto, si organizzerà una vita fuori dai grossi centri, chi avrà anche le presenze in ufficio probabilmente resterà.

Il lavoro smart riguarda parte delle aziende e parte delle funzioni aziendali, non la totalità. E vi è differenza anche tra Pubblica Amministrazione, Grandi Aziende e PMI.

Noi ci occupiamo di queste ultime, e le premesse per farle diventare Impresa 4.0 ci sono tutte. Per ora solo le attività “da ufficio” sono impattate dal lavoro smart, ma l’evoluzione data da 5G e IoT potrà portare a remotizzare anche altri lavori; abbiamo già visto immagini di operatori che comandano da chilometri di distanza delle scavatrici nelle cave.

Virtuale e reale, online e offline già hanno confini molto labili nelle nostre vite private, e la commistione si estenderà anche alla vita professionale.

Blog article by Maurizio Passerini CC BY-NC-SA 4.0

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